Politique de confidentialité

Responsable du traitement

ASSELOS Jean-Marc, entrepreneur individuel exerçant sous le nom Mada Link Services, 213 Résidence Habitation – Bâtiment D2, 97129 Lamentin, Guadeloupe, France.

Contact relatif aux données personnelles : contact@madalinkservices.fr.

Données collectées

Selon le formulaire utilisé, Mada Link Services peut recueillir votre nom, le nom de votre entreprise, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, votre localisation, le service recherché, l’adresse du site à auditer et les informations que vous choisissez d’inclure dans votre message.

Les champs accompagnés d’un astérisque sont nécessaires pour traiter la demande. Ne transmettez pas de mot de passe, de clé d’accès, de donnée bancaire ni de donnée sensible dans un formulaire de contact.

Dans l’espace client

L’espace client est réservé aux personnes qui nous confient une mission. Il ne recueille que ce qui est nécessaire à la prestation choisie, et la liste des informations demandées dépend de cette prestation. Selon le cas, il peut s’agir :

de votre état civil complet : nom de naissance, nom d’usage, prénoms, genre, date, commune et pays de naissance, nationalité, situation matrimoniale, adresse personnelle ;
de l’état civil des autres dirigeants et associés que vous déclarez, au même niveau de détail ;
d’informations sur votre entreprise ou votre projet : dénomination, forme juridique, capital, siège, activité, régime fiscal et social ;
d’informations financières lorsque la prestation le suppose : chiffre d’affaires attendu, charges, investissements, apport, financement recherché ;
de pièces justificatives que vous déposez : pièce d’identité, justificatif de domicile ou de domiciliation, déclaration de non-condamnation et de filiation, statuts, certificat de dépôt des fonds, attestation de parution, diplôme ou autorisation d’exercice, bilans, devis fournisseurs, et tout document que vous choisissez d’ajouter ;
des éléments d’accès à votre compte : identifiant, adresse électronique, empreinte du mot de passe. Nous ne connaissons jamais votre mot de passe en clair.

Une pièce d’identité et une déclaration de filiation sont des documents sensibles par leur contenu. Ne déposez que ce qui vous est expressément demandé, et rien de plus. Nous ne vous demandons jamais de mot de passe, de code d’accès ni de coordonnées bancaires dans l’espace client.

Finalités et bases juridiques

Répondre à une demande de contact, d’information, d’estimation ou de devis : mesures précontractuelles prises à votre demande.
Assurer la sécurité des formulaires et prévenir les envois automatisés : intérêt légitime de Mada Link Services à protéger son site et sa messagerie.
Mesurer l’audience et les conversions publicitaires : consentement préalable lorsque les traceurs concernés ne sont pas strictement nécessaires ou exemptés.
Gérer votre espace client et votre dossier : recueillir les informations et les pièces nécessaires à la prestation, suivre son avancement, échanger les documents et exécuter la mission confiée — exécution du contrat, ou mesures précontractuelles prises à votre demande avant sa conclusion.
Tenir votre compte d’accès : exécution du contrat ; sans compte, l’espace client ne peut pas fonctionner.
Conserver les pièces justificatives d’une mission accomplie : respect de nos obligations légales et défense de nos droits, lorsque la nature de la mission l’impose.

Destinataires

Les demandes sont destinées à ASSELOS Jean-Marc, seule personne ayant accès à la boîte contact@madalinkservices.fr. Elles peuvent être traitées, dans la stricte mesure nécessaire à la fourniture et à la sécurisation des services, par LWS pour l’hébergement du site et de la messagerie et, après consentement lorsque celui-ci est requis, par Google pour Analytics et Ads.

Lorsque vous nous confiez une mission et que vous nous donnez mandat d’agir pour votre compte, les informations et les pièces strictement nécessaires sont transmises aux organismes compétents pour cette mission : selon le cas, l’administration concernée, le support d’annonces légales, l’établissement teneur du compte, ou le prestataire technique que vous avez choisi. La liste précise vous est indiquée avant transmission, dans le mandat que vous signez. Aucune donnée n’est vendue, louée ni cédée à des fins publicitaires.

Certains de ces prestataires peuvent traiter des données hors de l’Espace économique européen. Les garanties, paramètres de compte et engagements contractuels applicables devront être contrôlés au moment de la mise en production des outils concernés.

Durées de conservation

Demandes et données de prospects : au maximum trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect.
Contrats et correspondances commerciales : cinq ans à compter de la fin de la relation commerciale.
Factures et pièces comptables : dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné.
Journaux techniques et de sécurité placés sous le contrôle de Mada Link Services : objectif de six mois glissants, sauf incident ou obligation justifiant une conservation distincte. Les journaux fournis par LWS restent disponibles selon les limites techniques et contractuelles de l’hébergeur ; sa documentation indique, pour le suivi d’acheminement des e-mails, les cent derniers événements ou ceux des dix derniers jours, avec accès possible aux mille derniers événements.
Sauvegardes techniques du site et de la base de données : conservation glissante d’un mois par l’hébergeur.
Choix relatifs aux cookies : six mois, qu’il s’agisse d’une acceptation ou d’un refus.
Pièces justificatives dans votre espace client : quatre-vingt-dix jours à compter de la clôture du dossier. Passé ce délai, elles sont retirées de votre espace : vous ne les y voyez plus et ne pouvez plus les télécharger.
Pièces conservées par Mada Link Services après ce retrait : dix ans à compter de la clôture du dossier. Cette durée est celle qu’imposent la conservation des pièces comptables et celle des actes de société ; elle est retenue pour l’ensemble des prestations, afin qu’aucune pièce utile à la défense de vos droits ou des nôtres ne soit détruite trop tôt. Elles sont ensuite supprimées.
Informations renseignées dans un dossier, hors pièces : même durée que les pièces du dossier correspondant.
Compte d’accès à l’espace client : le temps de la relation. Vous pouvez en demander la fermeture à tout moment depuis votre espace, rubrique « Mes coordonnées » : votre compte et les informations de vos dossiers sont alors supprimés. Les pièces dont la conservation nous est imposée survivent toutefois à cette fermeture, hors de tout espace, jusqu’au terme indiqué ci-dessus.

Le retrait de votre espace au bout de quatre-vingt-dix jours est automatique. La suppression définitive, elle, est un geste délibéré de notre part : elle n’est jamais déclenchée par le simple écoulement du temps, afin qu’aucune pièce nécessaire à la défense de vos droits ou des nôtres ne disparaisse par inadvertance. Si vous souhaitez récupérer un document après son retrait, écrivez-nous.

Un dossier que vous supprimez vous-même depuis votre espace entraîne en revanche la suppression immédiate et définitive de ses pièces. Cette possibilité n’est offerte que tant que nous n’avons pas commencé à l’instruire.

Les données clients utilisées à des fins de prospection peuvent être conservées pendant la relation commerciale puis pendant trois ans à compter de sa fin, sauf opposition. Les durées propres aux outils Google sont précisées ci-dessous et devront être confirmées par la recette de production.

L’espace client met également à disposition des modèles de documents vierges, propres à chaque prestation. Les télécharger ne donne lieu à aucune collecte : ils ne contiennent aucune donnée vous concernant tant que vous ne les avez pas remplis.

Vos droits

Selon le traitement concerné, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement, vous opposer au traitement ou demander la portabilité des données. Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment sans remettre en cause la licéité du traitement antérieur.

La fermeture de votre accès se demande directement depuis votre espace, rubrique « Mes coordonnées ». Nous la traitons et vous la confirmons par courriel ; vous pouvez l’annuler tant qu’elle n’est pas exécutée.

Pour exercer vos droits, écrivez à contact@madalinkservices.fr. Une vérification raisonnable de votre identité peut être demandée en cas de doute. Une réponse sera apportée dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois ; ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque la demande est complexe ou nombreuse, sous réserve d’en informer la personne dans le premier mois. Vous pouvez également adresser une réclamation à la CNIL.

Cookies et outils de mesure

Le site prévoit d’utiliser Google Analytics et Google Ads. Ces outils ne doivent être activés qu’après le consentement correspondant. Microsoft Clarity n’est pas retenu. Vous pouvez accepter, refuser et modifier votre choix avec la même facilité au moyen du bouton « Gérer mes cookies » présent en pied de page.

Cookie de session de l’espace client : strictement nécessaire au maintien de votre connexion, déposé seulement lorsque vous vous connectez, et donc exempté de consentement. Il disparaît à la déconnexion, ou au terme de deux jours — quatorze jours si vous cochez « rester connecté ».
Choix de consentement WordPress : mémorisation de l’acceptation ou du refus pendant six mois.
Google Analytics : mesure d’audience après consentement statistique ; la durée des cookies doit être limitée dans la configuration de production et contrôlée lors de la recette.
Google Ads : mesure des campagnes et conversions après consentement marketing ; la fenêtre de conversion sera définie dans le compte Ads et contrôlée avant activation.

Le tableau technique définitif des cookies, domaines et durées sera arrêté après une recette réseau réalisée en production. Aucun consentement n’autorise l’envoi d’un formulaire : les données du formulaire sont traitées séparément pour répondre à la demande.

Sécurité

Mada Link Services met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque. Aucun moyen de transmission ou de stockage ne peut toutefois garantir une sécurité absolue.

Les pièces déposées dans l’espace client font l’objet de mesures spécifiques :

elles sont enregistrées en dehors de la partie publique du site, dans un emplacement qu’aucune adresse web n’atteint ;
chaque fichier porte un nom imprévisible, sans rapport avec son contenu ni avec votre identité ;
leur téléchargement passe par un point d’entrée authentifié, qui vérifie à chaque demande que le dossier vous appartient ;
le type réel de chaque fichier est contrôlé au dépôt : un fichier dont le contenu ne correspond pas à son extension est refusé ;
aucune pièce n’est jamais jointe à un courriel : nos messages vous renvoient vers votre espace.

Les fichiers sont hébergés chez LWS, en France, avec le reste du site.

Mise à jour

Cette politique doit être mise à jour lorsque les formulaires, destinataires, durées de conservation ou outils de mesure changent.